AI wordt steeds vaker gebruikt bij aanbestedingen. Inschrijvers gebruiken AI om plannen te schrijven die perfect aansluiten op kwalitatieve subgunningscriteria. Aanbestedende diensten gebruiken AI voor controle op eisen en samenvattingen van inschrijvingen. Efficiënt is het zeker, maar mag het ook? De ene AI schrijft en de andere, of misschien dezelfde, AI beoordeelt.
Is AI toegestaan?
Er bestaat geen algemene aanbestedingsrechtelijke regel die het gebruik van AI verbiedt. Dat betekent niet dat AI onbeperkt kan worden ingezet. De reden is eenvoudig: AI verandert de verantwoordelijkheid niet.
Een inschrijver die een fout maakt in zijn inschrijving blijft verantwoordelijk en kan zich niet verschuilen achter een door ChatGPT of Copilot verzonnen referentie of een niet-uitvoerbare oplossing. Ook een aanbestedende dienst kan de gunningsbeslissing niet motiveren met een verwijzing naar de AI.
AI bij inschrijvingen
AI kan voor inschrijvers nuttig zijn bij het opstellen en verbeteren van teksten. Tegelijkertijd kan generatieve AI met grote overtuigingskracht gouden bergen beloven terwijl in werkelijkheid nog geen goudstaaf te vinden is.
Sommige aanbestedende diensten beperken daarom AI-gebruik of verlangen dat inschrijvers het concrete gebruik daarvan melden. Aanbestedende diensten willen de daadwerkelijke en eigen oplossing van de inschrijver kunnen toetsen. De vraag is echter of zo'n beperking proportioneel is. Een inschrijver hoeft normaal gesproken immers ook niet te melden dat hij een tekstschrijver of tenderconsultant heeft ingeschakeld. Bovendien kunnen deze beperkingen juist mkb'ers raken, voor wie AI een betaalbaar alternatief kan zijn voor dergelijke ondersteuning.
In plaats van het gebruik van AI te beperken, kan bij de beoordeling meer gewicht worden toegekend aan projectspecifieke keuzes, risico's en aantoonbare uitvoerbaarheid, en minder aan een bijzonder overtuigend of SMART geformuleerd verhaal. Daarmee wordt de invloed van AI beperkt. Bovendien kan ook meer aandacht worden besteed aan verificatie. Begrijpt de inschrijver wat in zijn plan staat en kan de uitvoerbaarheid van het aangeboden plan daadwerkelijk worden onderbouwd met bronnen?
Naarmate AI de kwaliteit van schriftelijke inschrijvingen meer bepaalt, is goed voorstelbaar dat in de toekomst de nadruk komt te liggen op een mondelinge toelichting. Een inschrijver moet de gouden bergen op papier dan ook zelf kunnen uitleggen en verdedigen. Die ontwikkeling sluit bovendien aan bij het voorstel voor een Europese aanbestedingsverordening, waarin onderhandeling binnen de procedure een standaardkeuze is geworden.
Pas op met een AI-inschrijving
Een inschrijver blijft verantwoordelijk voor het gebruik van AI. Dat vereist allereerst voldoende AI-vaardigheid. Wie de beperkingen van generatieve AI niet begrijpt, loopt het risico fouten, verzonnen bronnen of onrealistische toezeggingen over te nemen. Daarbij is niet uitgesloten dat AI teksten en oplossingen van derden gebruikt, waarmee intellectuele eigendomsrechten worden geschonden.
Naast de output van AI moet ook kritisch naar de input worden gekeken. Vertrouwelijk verstrekte aanbestedingsstukken kunnen niet zonder meer in een externe AI-toepassing worden ingevoerd. Dat kan onder meer leiden tot terzijdelegging, bijvoorbeeld wanneer verplichte vertrouwelijkheid is voorgeschreven (artikel 2.57a Aanbestedingswet). En bij een ernstige schending kan dit wellicht een beroepsfout opleveren (artikel 2.87 Aanbestedingswet).
Voor concerns waarvan verschillende ondernemingen aan dezelfde aanbesteding deelnemen, komt daar nog iets bij. Voorkomen moet worden dat via AI Chinese walls worden omzeild en informatie van het ene tenderteam bij een concurrerend tenderteam terechtkomt.
Een AI-beoordelingscommissie?
Ook aanbestedende diensten kunnen AI gebruiken. Maar ondersteunen is iets anders dan beoordelen.
Een kwalitatieve beoordelingssystematiek en de beoordeling moeten transparant en controleerbaar zijn. Voor een potentiële inschrijver moet volstrekt duidelijk zijn wat er van hem wordt verwacht, aan de hand van welk, zo objectief mogelijk, systeem wordt beoordeeld. Ook moet in de motivering achteraf inzichtelijk worden gemaakt op welke wijze de beoordeling heeft plaatsgevonden.
Dat wordt ingewikkeld wanneer een AI-model het waardeoordeel vormt. Welk model wordt gebruikt? Welke factoren worden door het model meegewogen? Welke prompts worden er gebruikt? Met het enkel inzetten van AI is het maar de vraag of voor inschrijvers de beoordelingsprocedure inzichtelijk kan worden gemaakt. Dat levert een schending op van het transparantie- en gelijkheidsbeginsel.
Daarbij geldt dat op grond van de jurisprudentie een beoordelingscommissie zelf over voldoende deskundigheid moet beschikken. Die deskundigheid kan niet worden vervangen door AI. Bovendien is AI ook geen geschikte vervanger, aangezien het model werkt op basis van patronen. Dat maakt onder meer dat innovatieve oplossingen kunnen worden gemist en verouderde oplossingen worden bevoordeeld. Ook bestaat het risico op beïnvloeding via verborgen tekst, metadata of trefwoorden.
AI kan daarentegen wél ondersteunen, bijvoorbeeld door omvangrijke stukken te structureren en informatie terug te vinden. De inhoudelijke beoordeling en het waardeoordeel moeten echter zelfstandig door de beoordelaars worden gegeven.
Let wel: ook hier geldt dat vertrouwelijkheid moet worden gewaarborgd. Inschrijvingen bevatten veelal bedrijfsvertrouwelijke informatie die een aanbestedende dienst niet zonder passende waarborgen in een AI-toepassing kan invoeren (artikel 2.57 Aanbestedingswet).
AI is gereedschap, geen verantwoordelijke
De belangrijkste vraag is wellicht niet óf AI mag worden gebruikt, maar waarvoor. AI kan ondersteunen bij het schrijven en structureren, maar de inhoudelijke verantwoordelijkheid blijft bij de gebruiker. De inschrijver staat in voor zijn inschrijving en het waardeoordeel blijft bij een deskundige beoordelingscommissie.
Transparantie én vertrouwelijkheid moeten daarbij steeds worden gewaarborgd. Bovendien brengt het gebruik van AI risico’s op collusie en schending van intellectuele-eigendomsrechten met zich mee. Kortom: AI maakt aanbesteden wellicht sneller en efficiënter, maar niet makkelijker.
