Voor we daarop inzoomen, eerst een andere vraag. Waarom zijn dit soort interactieve rondes zo populair? Het antwoord laat zich raden: doordat steeds meer organisaties gebruik maken van AI of tenderadviseurs, krijgt een aanbestedende dienst veel gelijkvormige inschrijvingen binnen. Mooie woorden, maar kloppen ze ook met de praktijk? Daar komt de behoefte vandaan om kennis te maken met de personen achter de inschrijving.
Maar daar zit ook meteen de spanning voor inschrijvers. Veel bidmanagers herkennen het volgende doemscenario: de offerte scoort uitstekend, maar tijdens het interview blijkt dat de beoogde projectleider moeite heeft om de gekozen aanpak helder uit te leggen. De aanbestedende dienst concludeert vervolgens dat er onvoldoende vertrouwen is in de uitvoering.
Gelijkheid en transparantie
Net als de andere stappen in de procedure, moet een interactieve ronde voldoen aan het gelijkheids- en transparantiebeginsel uit de Aanbestedingswet. Daarom moeten er duidelijk gedefinieerde beoordelingscriteria en een transparante beoordelingsmethodiek gebruikt worden. Dit gaat in de praktijk nog lang niet altijd goed. Recent tikte de Commissie van Aanbestedingsexperts een organisatie op de vingers voor het meewegen van aspecten die buiten het gepubliceerde beoordelingskader vielen.
Zelfs als de criteria duidelijk in de inschrijfleidraad staan, weet je nog niet wat er binnenskamers gebeurt. Worden partijen wel precies op dezelfde manier behandeld? Ook al zijn de intenties zuiver, dan nog is het lastig om subjectiviteit buiten de deur te houden. Bij een zittende opdrachtnemer doen beoordelaars bijvoorbeeld onbewust aannames op basis van eerdere ervaringen en vragen zij daardoor minder kritisch door.
Procesbewaker
Een effectieve manier om dit te ondervangen is de inzet van een objectieve procesbewaker bij interviews of presentaties, bijvoorbeeld een gedragspsycholoog. Deze persoon zorgt ervoor dat aan alle partijen dezelfde vragen gesteld worden en stuurt de beoordelaars bij wanneer zij hiervan afwijken. Ook het opnemen van interviews en presentaties is zinvol, omdat dit verificatie van de procedure achteraf mogelijk maakt.
Lang niet alle aanbesteders maken gebruik van zo’n procesbewaker. Dat kan te maken hebben met kosten of de overtuiging dat het niet nodig is. Een andere voor de hand liggende reden is het (onbewust) willen behouden van de mogelijkheid om te selecteren op subjectieve factoren als ‘klik’, ‘passie’ of ‘enthousiasme’. Daarmee roepen zij wel het risico van klachten of een heraanbesteding over zich af.
Wie schuif je naar voren?
De aanbesteder wil meestal spreken met de mensen die de opdracht daadwerkelijk gaan uitvoeren. Dat zijn lang niet altijd de mensen uit je tenderteam. Voor mensen uit de operatie zijn interviews vaak geen dagelijkse kost, terwijl de druk hoog voelt. Waar een offerte eindeloos kan worden aangescherpt, krijg je tijdens een interview of presentatie maar één kans om het goed te doen.
De keuze wie het interview of de presentatie doet, moet daarom zorgvuldig gemaakt worden. Leg dit niet aan mensen op, maar informeer ze over wat de bedoeling is. Vraag mensen persoonlijk of ze het willen doen. Is er duidelijke weerstand, zoek dan verder.
Geruststelling is niet genoeg
De neiging is groot om mensen vooral gerust te stellen: ‘Joh, je doet dit werk al jaren, het gaat je prima lukken om de vragen te beantwoorden’. Daarmee neem je de spanning die iemand ervaart niet serieus. Investeer daarom in een goede voorbereiding. Maak tijd vrij voor ondersteuning bij de inhoudelijke voorbereiding: hoe beantwoorden we de gestelde vragen zo goed mogelijk?
Daarnaast kun je training of coaching inzetten om het verhaal zo sterk mogelijk over te brengen. Het simuleren van de presentatie of interview, liefst met onbekende toehoorders en in een onbekende omgeving, creëert een realistische oefensetting. Door deze ervaring neemt de spanning af en het zelfvertrouwen toe.
Beheers de subjectiviteit
Het is een illusie om te denken dat subjectiviteit helemaal voorkomen kan worden. Daarvoor spelen menselijke factoren een te grote rol. Maar dat betekent niet dat er geen ruimte is voor interactie binnen aanbestedingen. Juist omdat inschrijvingen steeds meer op elkaar lijken, kan een persoonlijke indruk meerwaarde hebben. De uitdaging is niet om subjectiviteit helemaal uit te bannen, maar om deze zoveel mogelijk te beheersen.
